Gestione della posta del nostro dominio tramite Google Apps!

Il vostro fornitore di hosting vi lascia insoddisfatti e qualche volta qualche e-mail viene persa? Il contratto sottoscritto prevede una misera casella e-mail da poche decine di megabyte, magari senza imap o senza accesso con connessione sicura (https) che vi farebbe sentire più tranquilli quando siete fuori casa? Avete un piano di hosting che prevede al massimo 10 caselle di posta elettronica mentre avete aperto un mega-servizio on-line che prevede 5 caselle per utente e non sapete come risolvere il problema?

Google AppsBene… la soluzione esiste, è gratuita, e – come al solito in questo periodo – è targata Google.

Si chiama Google Apps ed è un pacchetto per aziende, scuole, istituzioni e privati che coniuga la facilità d’uso tipica dei servizi di Google con la necessità di mantenere un certo “nome” all’esterno.

Tramite Google Apps, è infatti possibile gestire la posta legata al nostro dominio senza alcun problema e guadagnando – ad oggi – delle caselle da oltre 5GB l’una.

Più avanti vediamo come fare, ma prima vi descrivo la mia situazione. Lo spazio, la banda e “la potenza di calcolo” di questo blog sono frutto di HostingZoom, che ultimamente mi ha lasciato un po’ perplesso circa le sue potenzialità, mentre il “nome del dominio” (DreamsWorld.it) è attualmente registrato presso TopHost, provider che sebbene sia tanto criticato per un passato poco sereno, si è sempre affidato a SeeWeb, un ottimo provider, per la gestione dei DNS.

Passiamo però all’attuazione della modifica…

Innanzitutto bisogna registrarsi presso Google Apps ed indicare un indirizzo e-mail del proprio dominio che diventerà l’utente amministratore dell’intero pannello di gestione.

Al secondo passo, oltre ad indicare gli estremi dell’amministratore, Google, in pieno stile 2.0 (libertà e condivisione?!), ti chiederà quanti account di posta vuoi creare per il tuo dominio.

Google Apps - Registrazione - numero account

Personalmente ho richiesto 100 account: so di non averne bisogno e mi è sembrato un valore più che ragionevole per eventuali esigenze future. E’ comunque possibile scrivere a Google e richiedere altri account se quelli richiesti dovessero divenire insufficienti.

Conclusa la registrazione, ci troveremo in una DashBoard che permette la gestione dei vari servizi attivabili per il nostro dominio. In questa guida mi occuperò del servizio di posta, ma aggiungendo dei CNAME appositi sul proprio provider DNS potremo gestire comodamente anche gli altri servizi (Calendar, Docs, Talk, Web Pages…).

Google Apps - Dashboard

E’ possibile cambiare la lingua dell’interfaccia, ma se non avete problemi con l’inglese, vi consiglio di lasciarla in quanto le migliorie dell’interfaccia arrivano prima nella versione americana.

La prima cosa da fare a questo punto, è dimostrare di essere i proprietari (o quanto meno gli amministratori) del dominio indicato in fase di registrazione.

Google Apps - VerificationLe opzioni possibili sono due: verifica tramite file HTML e verifica tramite CNAME. Le due procedure hanno un livello di difficoltà pari. Il primo metodo prevede la creazione di un file html con un nome ed un valore particolare da inserire via FTP nella directory di root del vostro spazio web; la seconda invece la creazione, tramite il pannello DNS del vostro dominio, di un CNAME con un nome particolare che Google tenterà di raggiungere.

Personalmente ho scelto la prima possibilità, ma fate come ritenete… più veloce.

Dopo alcuni minuti (Google scaramantico quant’è avverte che potrebbe esser necessaria anche un’ora) il vostro account risulterà “verificato” e a questo punto potrete iniziare ad attivare i servizi che più vi interessano.

A questo punto andiamo nel servizio Mail e chiediamo l’attivazione del servizio. Durante la procedura ci viene ricordato che dovremo sistemare i record MX relativi al nostro nome a dominio.

La procedura che adesso descrivo è relativa al mio dominio gestito da TopHost, comunque le operazioni da fare sono uguali, al massimo potrà cambiare l’interfaccia web.

Dopo esserci loggati sul nostro Pannello, clicchiamo su Gestione DNS. A questo punto, dovremo inserire questa lista di record MX e per farlo clicchiamo su “Aggiungi record” a sinistra per ottenere il form come quello che vedete qui sotto.

Tophost - Gestione DNS - Add a record

Attenzione a non dimenticare di inserire il punto finale dopo ogni server che inseriamo: è fondamentale!

Il risultato che otterremo, dopo i vari inserimenti, sarà come quello sotto.

Tophost - Gestione DNS - Google MX list

Adesso aspettate qualche oretta e provate ad inviare una e-mail al vostro “nuovo” indirizzo e-mail… la posta dovrebbe essere raccolta dal server di Google per la vostra felicità. 🙂

Per accedere alle caselle e-mail Google crea un indirizzo del tipo https://www.google.com/a/DOMINIO.EXT/ServiceLogin?service=mail (ad esempio: https://www.google.com/a/dreamsworld.it/ServiceLogin?service=mail ) che ovviamente non risulta facile da ricordare.

Per risolvere questo inconveniente, possiamo sfruttare i CNAME.
Creiamo dunque un record CNAME e puntiamolo verso ghs.google.com. (attenti come al solito a non dimenticare il puntino…). Io il mio l’ho chiamato mail e l’indirizzo ottenuto è mail.dreamsworld.it.

Tophost - Gestione DNS - Google CNAME

A questo punto andate su Google e cliccate su Change URL nella sezione E-mail.

Google Apps - Change default URLLa procedura vi chiederà di scegliere il nome del sotto-dominio da attivare. Inseriamo mail o quello che abbiamo scelto come CNAME.

A questo punto anche il redirect è pronto e funzionante. Potete anche effettuare il logout dal pannello di Gestione DNS di TopHost in quanto non ne avrete più bisogno.

Ovviamente dovrete ricordarvi i nuovi parametri d’accesso da impostare nel client di posta:

POP3: pop.gmail.com (ssl sulla porta 995)
SMTP: smtp.gmail.com (ssl sulla porta 465 o 587)
IMAP: imap.gmail.com (ssl sulla porta 993)

Se avete della posta lasciata sul server del vostro servizio di hosting potrete comunque continuare ad accedervi tramite l’interfaccia web che senza dubbio non mancherà.

Google Apps - Mail personalizzataAlcune considerazioni. Utilizzo Google Apps per la gestione del mio account di posta da alcuni giorni… ed oltre ad esser soddisfatto della stupenda interfaccia web (che può anche essere personalizzata come nella figura a lato…) ho scoperto alcune cose “carine”, come le statistiche d’accesso ad ogni account creato.

Potremo renderci conto se certi account sono ormai in disuso in modo molto semplice (funzione utile per coloro che offrono indirizzi e-mail…) oppure per vedere semplicemente la frequenza con la quale vengono utilizzate le proprie caselle.

Un piccolo aspetto negativo invece è la gestione delle mailing list. E’ possibile crearle ma non ho trovato nessuna interfaccia di gestione avanzata (blocco degli allegati all’interno della mailing list, moderazione particolare etc…). Peccato.

Per il resto, non posso che consigliarla. Senza dubbio ho alleggerito ancor di più il carico sul mio hosting provider (che a questo punto si ritrova a gestirmi il servizio web ed i database MySQL) e posso star tranquillo che il mio indirizzo di posta risulti sempre raggiungibile. Le infrastrutture di Google sono senza dubbio più efficienti di qualsiasi hosting provider economico (non posso permettermi roba da milionari… ;-)).

Il servizio è fortemente consigliato a tutti coloro che hanno poco spazio (clienti TopHost?! ;-)) o hanno acquistato i pacchetti ancora più “restrittivi” come TopName e TopMail o il loro provider non fornisce un buon filtro antispam/antivirus (quello di Google è noto per la sua estrema precisione…).

Ciao,

Emanuele

35 commenti » Scrivi un commento

  1. Molto interessante, mi segno questo post e me lo rileggo con calma in vacanza … penso mi tornerà molto utile, grazie Emanuele.

  2. ottimo tutorial emanuè!
    uso google for domains da sempre per la posta del mio sito.
    e da un pò abbiamo switchato anche la posta qui a lavoro e stiamo facendo fare la stessa cosa anche ad alcune delle aziende per le quali lavoriamo.
    Io mi trovo alla grande. Decisamente.
    E bigG migliora sempre i suoi servizi.

  3. L’unico neo è, come ho scritto la gestione delle mailing list. E’ stata creata la funzione (ottimo), ma non gli è stata data la dovuta importanza secondo me…
    La semplice lista di indirizzi “intercomunicanti” è troppo poco secondo me e per questo non posso sfruttare Google Apps con un altro dominio. Chissà… magari sarebbe una feature da segnalare a BigG.
    Ciao,
    Emanuele

  4. Anche noi siamo passati, in via sperimentale, a Google Apps.
    Ci siamo però imbattuti in questo spiacevole errore del mail server Google: sulla nuova interfaccia per le mail (la GMail di Google Apps) le mail risultano ordinate in base alla data nella quale sono state trasferite sul server Google e non sulla base di quella di ricezione (per i msg ricevuti) o quella di invio (per quelli inviati). Le date di ricezione e invio non sono sostituite ma semplicemente ignorate (compiano ancora nell’intestazione della singola mail) tanto che, se si consulta la casella da un client come Thunderbird, tutto è ancora regolare. La cosa assurda è che il problema si è verificato sia spostando delle mail che avevamo sul ns. mail server aziendale, sia spostando delle mail che io avevo su un altro Google Account personale (dove non avevo mai riscontrato questo problema). In altre parole se prendo una mail dal mio Google Account personale e la sposto sull’account aziendale Google Apps aziendale, viene sistemata sulla base della data e dell’ora del momento del trasferimento. Se la riporto sull’account Google personale, torna nella posizione che corrisponde alla sua reale data di invio o ricezione.
    Qualcuno lo aveva notato? Avete idea di come rimediare?
    Mille grazie,
    Alex

  5. Alessandro, personalmente non penso sia possibile modificare una cosa simile. Immagino che Google tenda a considerare la data *real-time* in quanto vuole indicare “quanto è stato inserito il documento” probabilmente non potendo – sempre – stabilire la data reale di ricezione.
    In ogni caso se il valore corretto rimane registrato all’interno della mail, basterà sfruttare il campo di ricerca per risolvere il problema. Basterà cercare una data precisa per trovare determinate e-mail, no?
    Ciao,
    Emanuele

  6. Per utilizzare a pieno e al 100% Google apps for domains, google talk, gmail e tutto i servizi google hosted servizi ho usato SoloDomini – http://www.solodomini.com che inoltre mi offre spazio illimitato per il dominio e 6 caselle e-mail windows o linux, spendendo NIENTE! Fantastico!

    Ho impostato i dns in 5 secondi con il servizio Google Apps for Domains e ho iniziato ad usare subito le mie caselle Gmail con SoloDomini.

    Google Hosted Services e Apps for Domains funzionano benissimo su SoloDomini. Ciao!

  7. Pingback: SoloDomini, o SoloSpam? - …time is what you make of it…

  8. Questo articolo, tra un panettone ed un bicchiere di spumante, mi era sfuggito… ora l’ho trovato grazie al tuo pingback dall’altro articolo che hai scritto! :timid: Molto interessante! Io al momento uso una cosa diversa: gli alias di TopHost. Ovvero la mia casella di posta viene “forwardata” su quella di Google, dove poi ho attivato la possibilità di rispondere usando indirizzi mittenti diversi da quello @gmail.com 🙂 Che differenza c’è con questo approccio?

  9. Anch’io prima sfruttavo gli alias del mio hosting per controllare alcune caselle tramite GMail.
    In questo modo però, si demanda totalmente il controllo della posta del nostro dominio a Google: le e-mail non risultano “per conto di XXXX” quando rispondi tramite un indirizzo che hai aggiunto su Google, inoltre hai la possibilità di creare allo stesso tempo, account pop3, senza dover creare sempre alias fittizi che puntano a GMail.
    A questi ovviamente si associano tutti i pregi di GMail: accesso cifrato, pop3 ed smtp cifrati etc.
    A livello di routing poi è sempre più efficiente: se il server mail del tuo hosting è down, le mail inoltrate a GMail andranno perse. Insomma, in questo modo elimini un anello della catena.
    Ciao,
    Emanuele

  10. Se posso rassicurarti sono un utente normale e cliente pagante di SoloDomini; parlavi di Google Apps ed io ti ho dato il mio personale commento di come utilizzavo le Google Apps qui: https://www.dreamsworld.it/emanuele/2007-12-20/gestione-della-posta-del-nostro-dominio-tramite-google-apps/#comment-8204

    Se ti è sembrato un commento interessato forse potevi cancellarlo; oppure ti è nuovo apprendere che gli utenti si passano i consigli dei servizi dove sono rimasti soddisfatti; se invece poi ti sembrano consigli interessati togli la possibilità di lasciare commenti così solo tu puoi esprimere le tue opinioni e consigli.

    Infine mi guarderei bene dall’accusare solodomini di spam, ti dico questo per salvarti il c..o, perchè l’autore di quel commento sono io e mi chiamo Francesco. Quindi se devi accusare qualcuno accusa me, non tirare in mezzo chi non centra altrimenti tra noi due sembri tu il più interessato alla promozione, dato che nel tuo articolo di sopra riporti un codice di affiliazione che ti permette di guadagnare sui visitatori che ci cliccano sopra….Alla prossima!

  11. Pingback: SoloDomini, vi lascia SoloSbattere? - …time is what you make of it…

  12. volevo sapere una cosa: è possibile fare in modo che un nuovo utente si registri al mio dominio google apps senza che io (amministratore) lo crei prima della sua autenticazione?

  13. No il pannello così com’è fatto non lo permette. A dir la verità non so se esistano delle API per Google Apps Mail utili a creare un semplice pannello di registrazione…
    Cerca un po’ in questa direzione. 🙂
    Ciao,
    Emanuele

  14. Buongiorno!
    Protreste, cortesemente, illustrarmi passo-passo la creazione del CNAME per la verifica del dominio su tophost?
    Grazie a chi vorrà aiutarmi.

  15. Riguardo al post precedente mi spiego meglio …

    Registrato su google apps, dovrò farmi riconoscere quale proprietario del dominio!
    Ecco! Non sono capace a creare il file CNAME per questo motivo. Ho il domenio registrato su TOPHOST.

    Thanks

  16. Ciao a tutti, ho letto con molta attenzione il post e l’ho torovto veramente interessante, prima di provare ad applicare queste modifiche però non capito una cosa:

    Modificando i record MX del mio dominio non posso più avere quindi caselle di posta elettronica gestite in modo “normale”?

    Esempio:

    pippo@dominio.ext gestita con google Apps
    pluto@dominio.ext gestita dal server/hosting tradizionale

    ??

  17. Esatto Fello, l’inoltro della posta avverrà a livello DNS e non server, così l’IP di destinazione sarà direttamente quello impostato nel record MX.
    In ogni caso è una azione reversibile. Puoi provare il servizio e poi rimettere tutto come in precedenza…
    Antonio, per la creazione del CNAME segui la guida in alto, la procedura è la stessa come quando hai creato i record MX.
    Ciao,
    Emanuele

  18. Ciao Emanuele, mi serve il tuo supporto per fare alcune modifiche. Il cellulare 3311128968 la mail info@logos.selfip.biz , se possibile forniscimi un numero fisso e mobile su cui chiamarti indicandomi quando così ti spiego che tipo di aiuto mi serve.

  19. Pingback: Google Apps: errore 404 Not found. - …time is what you make of it…

  20. Devo ringraziarti perché con la tua guida passo-passo ho preso coraggio e installato Google Apps su un sito che gestisco!

    Grazie davvero, complimenti per la chiarezza e la condivisione!

  21. Ciao Emanuele sto seguendo la tua guida per usare il mio dominio di posta con Google Apps.
    Non ho capito solo una cosa. Posso gestire anche gli account di posta che già esistevano e usavo con il vecchio host? E le mail presenti in quello spazio vengono ripescate dallo spazio di google?
    Spero di non aver fatto una domanda scema…
    Grazie,

    Simone

  22. No, Google Apps gestirà ex-novo la tua corrispondenza. Le email inviate a nome@tuodominio.it finiranno sui server di Google e dovrai gestirle da li (ti danno un accesso del tutto simile a GMail). Le vecchie mail conservate sul vecchio host non vengono “traslocate” a meno che tu non le sposti in qualche modo.
    Ciao,
    Emanuele

  23. Ottima guida,
    purtoppo però allo stato attuale usando tophost rischiamo di non far ricevere ai nostri destinatari la mail.
    A me succede di finire in spam con diversi cliente poiché nella configurazione DNS non possiamo specificare alcun record TXT.

    Nello specifico quello che andrebbe aggiunto sarebbe:

    v=spf1 a mx a:google.com include:aspmx.googlemail.com ~all

    cosa che ho fatto per diversi clienti con Godaddy o altri register DNS ma che con TopHost non è fattibile (ho chiesto conferma anche all’assistenza).
    Quindi mio malgrado dovrò cambiare hosting e servizio dns per poter evitare questi problemi.
    Il mio rammarico è tanto anche perché ho sempre consigliato tophost a clienti e amici…speriamo che implementino questa funzione.

  24. Pingback: Alcune risposte… per chi vuol acquistare un Mac! - …time is what you make of it…

  25. Nella guida non si fa accenno alla necessità di cancellare gli MX presenti di Tophost ma nella figura risultano assenti.
    Occorre cancellarli?
    Io li avevo lasciati e funzionava lo stesso.
    Solo dalla webmail horde riuscivo a spedire ma non a ricevere non so se per via delle google apps configurate.
    Insomma si possono gestire contemporaneamente gli account gmail e tophost?
    se no perché mi funzionava anche con i due MX insieme?

  26. Burocropoli, mi spiace, non ho mai provato! Se trovi qualche informazione in più a riguardo mi fai sapere?
    Anton: si, i vecchi record MX devi cancellarli o c’è il rischio che in caso di indisponibilità di quelli con priorità più alta la posta finisca sul vecchio sistema e tu non la ricevi.
    Ciao,
    Emanuele

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